Créer un état simple

Souvent, un état sert à imprimer des données qui elles-mêmes sont produites par une requête, rarement par une table. Ceci signifie qu'il faut souvent créer une requête avant de créer un état.

Pour créer un état :

1. Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données
2. Cliquez sur l'onglet Etats
3. Cliquez sur le bouton Nouveau
4. Une boîte de dialogue apparaît (cf. ci-contre) : cliquez sur l'option Assistant état et, dans la liste du bas, choisissez la table ou la requête qui fournissent les données au état (dans l'exemple, la table Clients).
5. Cliquez sur le bouton OK
6. Une 2ème boîte apparaît, sur laquelle vous devez choisir les champs de la table que vous souhaitez faire apparaître sur l'état.
   - Double-cliquez sur un champ pour le faire passer à droite de la boîte (et inversement pour le refaire passer à gauche)
   - Vous pouvez également cliquer sur le bouton pour faire passer tous les champs de gauche à droite.
7. La boîte suivante vous permet de définir des niveaux de regroupement. Ignorez la pour l'instant (cliquez sur le bouton [SUIVANT] . Nous y reviendrons sur la fiche Créer un état de synthèse.
8. Une autre boîte vous permet ensuite de définir les tris dans votre état (vous pouvez choisir de 1 à 4 champs, et leur appliquer un tri croissant ou décroissant).
9. La boîte suivante vous propose de définir la présentation générale de votre état.
   
   3 choix sont proposés .
   
   

   Un état "vertical" : les fiches sont imprimées consécutivement

   Dans ce type d'état, les fiches sont imprimées les unes à la suite des autres (il peut donc y en avoir plusieurs par page).
   Les couleurs et la position des champs sont modifiables, et il est possible d'ajouter diverses choses sur l'état (traits, images...).
   En ajoutant un saut de page entre chaque client, il est facile de transformer cet état en fiche Client (une page par client), ou en lettre de publipostage (un courrier par client).

   
   
   

   Un état "tabulaire"

   Dans ce type d'état, les fiches sont imprimées sous forme de tableau. Ce modèle d'état est sans doute le plus utilisé dans Access.
   Les couleurs et la position des champs sont modifiables, et il est possible d'ajouter diverses choses sur l'état (traits, images...).

   En ajoutant des niveaux de regroupement sur ce modèle d'état, vous pouvez calculer des synthèses (nombre de clients par ville, CA par activité...).

   
   
   

   Un état "justifié"

   Ce type d'état est une variante de l'état "Tabulaire", dans laquelle les champs sont encadrés et placés de façon à occuper toute la largeur de l'état.
   Les couleurs et la position des champs sont modifiables, et il est possible d'ajouter diverses choses sur l'état (traits, images...).

   
10. Une autre boîte vous permet de définir le style de l'état (Administratif, Chic, Compact, Formel...).
11. La dernière étape vous permet de définir le nom de l'état. Le nom de la table ou de la requête est proposé automatiquement (ex. : tbl Clients), mais il vaut mieux redéfinir un nom pour éviter la confusion (ex. : Etat Clients).

L'état final devrait apparaître à l'écran.

Le résultat n'est pas encore parfait (les intitulés sont parfois tronqués, les titres et couleurs pourraient être retouchés), mais fonctionne déjà.

Modifier un état existant

Pour modifier un état existant :

1. Cliquez sur le bouton Modifier
2. Faites les modifications utiles (mise en forme, position des champs...).
3. Enregistrez le tout.

La modification ou la suppression d'un champ de l'état peut provoquer des problèmes, si d'autres objets en dépendent (dans des calculs sur le même état, par ex.)

Renommer un état

Pour renommer un état :

1. Appuyez sur la touche [F2] du clavier
2. Tapez le nouveau nom de l'état
3. Validez par la touche [ENTREE] .

Le changement de nom d'un état peut provoquer des problèmes, si d'autres objet y font référence (dans le cas de sous-états, d'appels par boutons de commande). Donnez plutôt un nom définitif à votre état, dès que vous le créez.

Supprimer un état

Pour supprimer un état :

1. Cliquez sur l'état à supprimer
2. Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.
3. Confirmez en cliquant sur le bouton Oui .

La suppression d'un état peut provoquer des problèmes, si d'autres états y font appel (dans le cas de sous-états, d'appels par boutons de commande).